Politique de protection de données

Chez FACILITY SERV ci-après nommée : « organisme », en qualité de responsable du traitement au sens du règlement européen n°2016-679 du 27 avril 2016 et de la loi « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée (ci-après, ensemble, la « règlementation »), nous avons l'engagement de protéger au mieux les informations vous concernant et respecter les réglementations européennes et françaises applicables.

La protection des données à caractère personnel, au cœur de nos préoccupations, est une condition majeure de la confiance que nous accordent nos clients et prospects comme nos partenaires.

1. Champ d'application

Cette politique a pour objectif de vous expliquer la manière dont nous utilisons vos données à caractère personnel, notamment via notre site internet http://www.conciergerie-facility.com et notre plateforme www.conciergerie-de-rouen.com, ci-après les « sites ».

Elle s'applique à tout traitement effectué par notre organisme sur des données à caractère personnel.

Elle vise à vous informer, conformément à la règlementation, sur nos pratiques concernant la collecte, l'utilisation et le partage des informations personnelles fournies par le biais de nos sites.

Cette politique s'applique uniquement aux traitements des informations personnelles susceptibles d'identifier ou de rendre identifiables les utilisateurs des sites, directement ou indirectement (ci-après « données à caractère personnel »).

Vous pouvez notamment être de simples utilisateurs, des prospects, des clients, au sein de notre organisme, ci-après les Utilisateurs.

Nous nous engageons à ne traiter uniquement que les données pertinentes nécessaires à l'exercice de ses missions.

2. Collecte des données à caractère personnel

2.1 Quelles données à caractère personnel traitons-nous ?

Une donnée à caractère personnel est une information relative à une personne physique susceptible d'être identifiée, directement ou indirectement.

Données recueillies directement :

En utilisant nos sites, notamment en acceptant l'installation de cookies ou en utilisant nos formulaires de contact, vous pouvez êtes amenés à nous transmettre directement vos données personnelles telles que :

• Données d'identification : société, nom, prénom, civilité, adresse e-mail, adresse postale, adresse professionnelle.
• Données bancaires : mode de paiement, RIB (facultatif uniquement si vous optez pour le prélèvement automatique)
• Données de connexion : identifiant

Données recueillies automatiquement :

En utilisant nos sites, notamment en acceptant l'installation de cookies ou en utilisant nos formulaires de contact, nous recueillons automatiquement vos données personnelles (notamment en ayant recours aux cookies – cf politique de gestion des cookies) telles que :

Les données de connexion (heure, jour) pour des statistiques.

Comment collectons-nous vos données ?

Nous sommes susceptibles de collecter vos données à différents moments de votre relation avec notre organisme et en particulier lorsque : vous visitez nos sites qui peuvent utiliser des cookies ou autres traceurs.

Lorsque certaines de vos données nous sont indispensables pour exécuter votre contrat, ou pour répondre à une obligation légale ou réglementaire, nous vous le signalons lors de la collecte (généralement avec un astérisque).

3. Traitement de vos données

Un traitement est une opération ou un ensemble d'opérations effectuées à l'aide de procédés automatisés ou non et appliqués à des données à caractère personnel.

Nous traitons vos données pour un usage licite et légitime. Il est justifié, soit par l'exécution d'un contrat, votre consentement, le respect d'une ou plusieurs obligations légales, ou notre intérêt légitime ou celui d'un tiers.

La licéité du traitement repose sur plusieurs bases légales. Nos traitements reposent sur plusieurs bases juridiques que nous détaillons ci-après :

• Réponse à vos demandes d'informations et de prise de contact formulées sur nos Sites :
  Ce traitement est nécessaire à l'exécution de mesures précontractuelles afin de souscrire à un contrat, ou à la poursuite de notre intérêt légitime à communiquer avec vous en répondant à une demande de votre part.
• Gérer nos Sites et effectuer des opérations techniques internes dans le cadre de résolution de problèmes, analyse de données, de tests, recherches, analyses, études et sondages :
  Ce traitement est fondé sur notre intérêt légitime à améliorer les fonctionnalités de nos Sites et votre navigation.

4. Destinataires des données à caractère personnel

Dans le cadre de nos activités, nous pouvons être amenés à faire appel à des prestataires ou des fournisseurs, auxquels nous sommes susceptibles de leur donner accès à ou de leur transmettre des données mais pour les seuls besoins liés à la réalisation de leur mission et conformément à nos accords avec eux.

Certains de ces partenaires sont des sous-traitants au regard du RGPD car ils réalisent ces traitements pour notre compte. Nous nous assurons par contrat qu'ils agissent uniquement sous nos instructions et mettent en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, de manière à ce que les traitements de données personnelles qu'ils réalisent répondent aux exigences du RGPD et garantissent la protection de vos droits et qu'ils n'utiliseront pas vos données à d'autres fins que celles dont vous avez les tenants :

• Nos équipes internes pour la gestion de votre compte, le traitement des appels téléphoniques, des courriers et des messages électroniques
• Nos partenaires commerciaux et nos sous-traitants notamment nos prestataires informatiques - nécessaires au bon fonctionnement des Sites (gestion de bases de données, hébergement, stockage, maintenance, etc.)
• Notre partenaire bancaire pour l'exécution du paiement automatisé

Les conditions relatives aux traitements de données personnelles mis en œuvre par ces prestataires et aux droits dont vous disposez à cet égard, sont, sauf mention expresse, les mêmes que celles décrites dans la présente Politique.

Conformément aux dispositions législatives en vigueur, vos données à caractère personnel peuvent être communiquées à toute autorité administrative ou judiciaire habilitée par la loi qui en ferait la demande.

5. Durée de conservation

Nous nous assurons que vos données personnelles ne soient pas conservées au-delà de la durée strictement nécessaire aux finalités poursuivies telles qu'énoncées dans la politique et ce conformément à la Réglementation et aux lois applicables. A cet égard, les données personnelles utilisées aux fins de répondre à vos demandes d'informations et de prise de contact sont conservées :

• Si un contrat est souscrit : pendant toute la durée de la relation contractuelle, puis archivées 5 ans conformément aux délais de prescription et enfin détruites ;
• Si aucun contrat n'est souscrit : elles sont conservées 3 ans à compter du dernier contact que nous aurons avec vous dans le cadre de la prospection commerciale (par téléphone ou par mail).

Les données bancaires, si vous avez opté pour le prélèvement automatique, sont conservées pendant la durée du contrat qui vous lie à FACILITY SERV puis détruites.

En cas de procédures judiciaires ou administratives, vos données seront conservées pour la durée nécessaire à la résolution de celles-ci.

6. Transfert hors Union Européenne

Nous ne transmettons pas vos données personnelles en dehors de l'Union européenne.

7. Protection des données