POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE

Chez FACILITY SERV ci-après nommée : « organisme », en qualité de responsable du traitement au sens du règlement européen n°2016-679 du 27 avril 2016 et de la loi « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée (ci-après, ensemble, la « règlementation »), nous avons l’engagement de protéger au mieux les informations vous concernant et respecter les réglementations européennes et françaises applicables.

La protection des données à caractère personnel, au cœur de nos préoccupations, est une condition majeure de la confiance que nous accordent nos clients et prospects comme nos partenaires.

1. CHAMP D'APPLICATION

Cette politique a pour objectif de vous expliquer la manière dont nous utilisons vos données à caractère personnel, notamment via notre site internet http://www.conciergerie-facility.com et notre plateforme www.conciergerie-de-rouen.com, ci-après les « sites ».

Elle s’applique à tout traitement effectué par notre organisme sur des données à caractère personnel.

Elle vise à vous informer, conformément à la règlementation, sur nos pratiques concernant la collecte, l’utilisation et le partage des informations personnelles fournies par le biais de nos sites.

Cette politique s’applique uniquement aux traitements des informations personnelles susceptibles d’identifier ou de rendre identifiables les utilisateurs des sites, directement ou indirectement (ci-après « données à caractère personnel »).

Vous pouvez notamment être de simples utilisateurs, des prospects, des clients, au sein de notre organisme, ci-après les Utilisateurs.

Nous nous engageons à ne traiter uniquement que les données pertinentes nécessaires à l’exercice de ses missions.

2. COLLECTE DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

2.1 QUELLES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL TRAITONS-NOUS ?

Une donnée à caractère personnel est une information relative à une personne physique susceptible d’être identifiée, directement ou indirectement.

Données recueillies directement :

En utilisant nos sites, notamment en acceptant l’installation de cookies ou en utilisant nos formulaires de contact, vous pouvez êtes amenés à nous transmettre directement vos données personnelles telles que :

  • Données d’identification : société, nom, prénom, civilité, adresse e-mail, adresse postale, adresse professionnelle.
  • Données bancaires : mode de paiement, RIB (facultatif uniquement si vous optez pour le prélèvement automatique)
  • Données de connexion : identifiant

Données recueillies automatiquement :

En utilisant nos sites, notamment en acceptant l’installation de cookies ou en utilisant nos formulaires de contact, nous recueillons automatiquement vos données personnelles (notamment en ayant recours aux cookies – cf politique de gestion des cookies) telles que :

  • Les données de connexion (heure, jour) pour des statistiques.

  1. COMMENT COLLECTONS-NOUS VOS DONNÉES ?

Nous sommes susceptibles de collecter vos données à différents moments de votre relation avec notre organisme et en particulier lorsque : vous visitez nos sites qui peuvent utiliser des cookies ou autres traceurs.

Lorsque certaines de vos données nous sont indispensables pour exécuter votre contrat, ou pour répondre à une obligation légale ou réglementaire, nous vous le signalons lors de la collecte (généralement avec un astérisque).

3. TRAITEMENT DE VOS DONNÉES

Un traitement est une opération ou un ensemble d’opérations effectuées à l’aide de procédés automatisés ou non et appliqués à des données à caractère personnel.

Nous traitons vos données pour un usage licite et légitime. Il est justifié, soit par l’exécution d’un contrat, votre consentement, le respect d’une ou plusieurs obligations légales, ou notre intérêt légitime ou celui d’un tiers.

La licéité du traitement repose sur plusieurs bases légales. Nos traitements reposent sur plusieurs bases juridiques que nous détaillons ci-après :

  • Réponse à vos demandes d’informations et de prise de contact formulées sur nos Sites ;
  • Ce traitement est nécessaire à l’exécution de mesures précontractuelles afin de souscrire à un contrat, ou à la poursuite de notre intérêt légitime à communiquer avec vous en répondant à une demande de votre part.
  • Gérer nos Sites et effectuer des opérations techniques internes dans le cadre de résolution de problèmes, analyse de données, de tests, recherches, analyses, études et sondages ;
  • Ce traitement est fondé sur notre intérêt légitime à améliorer les fonctionnalités de nos Sites et votre navigation.

4. DESTINATAIRES DES DONNÉES A CARACTERE PERSONNEL

Dans le cadre de nos activités, nous pouvons être amenés à faire appel à des prestataires ou des fournisseurs, auxquels nous sommes susceptibles de leur donner accès à ou de leur transmettre des données mais pour les seuls besoins liés à la réalisation de leur mission et conformément à nos accords avec eux.

Certains de ces partenaires sont des sous-traitants au regard du RGPD car ils réalisent ces traitements pour notre compte. Nous nous assurons par contrat qu’ils agissent uniquement sous nos instructions et mettent en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, de manière à ce que les traitements de données personnelles qu’ils réalisent répondent aux exigences du RGPD et garantissent la protection de vos droits et qu’ils n’utiliseront pas vos données à d’autres fins que celles dont vous avez les tenants :

  • Nos équipes internes pour la gestion de votre compte, le traitement des appels téléphoniques, des courriers et des messages électroniques
  • Nos partenaires commerciaux et nos sous-traitants notamment nos prestataires informatiques - nécessaires au bon fonctionnement des Sites (gestion de bases de données, hébergement, stockage, maintenance, etc.)
  • Notre partenaire bancaire pour l’exécution du paiement automatisé

Les conditions relatives aux traitements de données personnelles mis en œuvre par ces prestataires et aux droits dont vous disposez à cet égard, sont, sauf mention expresse, les mêmes que celles décrites dans la présente Politique.

Conformément aux dispositions législatives en vigueur, vos données à caractère personnel peuvent être communiquées à toute autorité administrative ou judiciaire habilitée par la loi qui en ferait la demande.

5. DUREE DE CONSERVATION

Nous nous assurons que vos données personnelles ne soient pas conservées au-delà de la durée strictement nécessaire aux finalités poursuivies telles qu’énoncées dans la politique et ce conformément à la Réglementation et aux lois applicables. A cet égard, les données personnelles utilisées aux fins de répondre à vos demandes d’informations et de prise de contact sont conservées :

  • Si un contrat est souscrit : pendant toute la durée de la relation contractuelle, puis archivées 5 ans conformément aux délais de prescription et enfin détruites ;
  • Si aucun contrat n’est souscrit : elles sont conservées 3 ans à compter du dernier contact que nous aurons avec vous dans le cadre de la prospection commerciale (par téléphone ou par mail).

Les données bancaires, si vous avez opté pour le prélèvement automatique, sont conservées pendant la durée du contrat qui vous lie à FACILITY SERV puis détruites.

En cas de procédures judiciaires ou administratives, vos données seront conservées pour la durée nécessaire à la résolution de celles-ci.

6. TRANSFERT HORS UNION EUROPEENNE

Nous ne transmettons pas vos données personnelles en dehors de l’Union européenne.

7. PROTECTION DES DONNÉES

Nous nous assurons que vos données sont traitées de manière à garantir un niveau approprié de sécurité par la mise en place de mesures techniques et organisationnelles.

Notre organisme s’inscrit dans une démarche de « Privacy by Design ». Lors de tout traitement de données à caractère personnel, nous prenons en compte la protection des données par des mesures techniques et organisationnelles adaptées au traitement considéré.

8. VOS DROITS

Au titre de la protection de vos données, vous disposez de droits, vous permettant de les rectifier, modifier ou supprimer tels que :

  • Droit d’accès,
  • Droit de rectification,
  • Droit d’opposition (sauf pour les traitements basés sur un contrat, une obligation légale ou les intérêts vitaux),
  • Droit à l’effacement (sauf pour les traitements basés sur une obligation légale ou l’intérêt public),
  • Droit à la portabilité (sauf pour les traitements basés sur l’intérêt légitime, une obligation légale, l’intérêt public ou les intérêts vitaux),
  • Droit à la limitation du traitement,
  • Droit de définir des directives relatives à la conservation, l’effacement et la communication des données personnelles après votre mort,
  • Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle (en France, la CNIL) dans l’hypothèse où nous ne parviendrions pas à répondre convenablement aux demandes.

Ces droits peuvent être exercés à tout moment, sous certaines conditions. Nous ferons notre possible pour accéder à votre demande dans les meilleurs délais et au plus tard sous un mois, selon l’article 12 du RGPD.

EXERCICE DES DROITS

Vous pouvez exercer vos droits par courrier ou par email adressé à la Direction 27 rue Alfred Kastler 76130 Mont Saint Aignan ou par mail : contactRGPD@conciergerie-facility.com.

Afin d’assurer le traitement rapide et correct de vos demandes d’exercice des droits, les informations suivantes sont nécessaires : nom, prénom, e-mail, adresse postale, numéro de téléphone. Dans certains cas (droit d’accès, droit à la portabilité et les droits pour les héritiers), notamment afin de vous protéger contre une usurpation d’identité et de vérifier le bien-fondé de votre requête, vous devrez joindre une copie d’un justificatif d’identité et fournir toute information ou document utile à l’appui de votre demande.

9. MISES À JOUR DE LA POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Notre politique de protection des données à caractère personnel peut être modifiée et mise à jour à tout moment. En cas de modification ou de mise à jour, la politique de protection des données à caractère personnel révisée sera mise en ligne sur les sites internet, avec mention de la dernière date de mise à jour.

POLITIQUE DE GESTION DES COOKIES

Dans le cadre de l’utilisation des sites, des cookies peuvent être déposés sur votre terminal par le navigateur. Les cookies permettent pendant leur durée de validité ou d’enregistrement, d’identifier votre terminal lors de ses prochaines visites.

Nous utilisons le logiciel gestionnaire « tartaucitron » pour la gestion des cookies sur nos sites.

Certains cookies sont indispensables pour naviguer sur le site Internet de manière sécurisée. D’autres cookies sont utilisés afin d’améliorer votre expérience utilisateur en vous proposant des services ou des offres correspondant à vos centres d’intérêt et permettent de vous présenter des publicités pertinentes.

Seul l’émetteur d’un cookie est susceptible de lire ou de modifier les informations contenues dans ce cookie.

Grâce au paramétrage du navigateur, il est possible à tout moment, simplement et gratuitement, de choisir d’accepter ou non l’enregistrement des cookies sur un ordinateur à l’exception des cookies nécessaires à la navigation. C’est à vous de configurer votre navigateur. La configuration de chaque navigateur est différente et est généralement décrite dans le menu d’aide.

Qu’est-ce qu’un Cookie ?

C’est un fichier texte déposé sur un terminal lors de la visite du Site ou de la consultation d’une publicité. Un cookie a notamment pour but de collecter des informations relatives à la navigation de l’Utilisateur sur le Site et d’adresser à l’Utilisateur des services et contenus personnalisés.

Identification des cookies

Il existe différents types de Cookies :

  • Cookies tiers et cookies propriétaires 

Un Cookie est dit « propriétaire » ou « tiers » selon le domaine dont il émane. Les cookies propriétaires sont ceux installés par le site web que l’Utilisateur est en train de consulter. Les cookies tiers sont des cookies installés par un domaine autre que celui du site web que l’Utilisateur est en train de consulter. Lorsqu’un Utilisateur consulte un site et qu’une autre entité installe un cookie par l’intermédiaire de ce site, ce cookie est un cookie tiers.

  • Cookies de session

Ils permettent aux exploitants des sites web de suivre les actions d’un Utilisateur le temps d’une session de navigation. La session de navigation commence dès que l’Utilisateur ouvre la fenêtre du navigateur et finit lorsqu’il ferme cette fenêtre. Les Cookies de session ont un caractère temporaire. Une fois le navigateur fermé, tous les Cookies de session sont supprimés.

  • Cookies persistants

Ils restent sur l’appareil de l’Utilisateur après la fermeture de la session de son navigateur et ce, pour la durée prévue par chacun de ces cookies. Ils sont activés chaque fois que l’Utilisateur consulte le site web qui les a générés.

Les types de cookies utilisés par notre organisme et leurs finalités

Différents types de cookies sont utilisés sur les Sites, avec des finalités différentes. Certains sont nécessaires pour utiliser les Sites.

  • Cookies techniques strictement nécessaires

Ces cookies sont nécessaires au fonctionnement des Sites. Ils permettent à l’Utilisateur d’utiliser les principales fonctionnalités des Sites. Sans ces Cookies, l’Utilisateur ne peut pas utiliser les Sites normalement. Ces cookies requièrent uniquement une information de l’Utilisateur pour être déposés sur le terminal de l’Utilisateur et n’autorisent aucun suivi comportemental ou d’identification.

Comment pouvez-vous gérer les cookies ?

Lors de votre première connexion, vous êtes est informé que les tiers identifiés peuvent déposer des cookies via les Sites. Seul l’émetteur d’un cookie est susceptible de lire des informations qui y sont contenues et notre organisme n’a aucun accès sur les cookies que des tiers peuvent être amenés à utiliser. L’émission et l’utilisation de cookies par des tiers sont soumises aux politiques de confidentialité de ces tiers en plus des dispositions de la présente politique. En conséquence vous êtes invité à vous rendre sur les sites Internet de ces tiers pour plus d’informations sur les cookies qu’ils enregistrent et comment vous pouvez les gérer.

Vous pouvez gérer le dépôt des cookies de la manière suivante :

  • Le dépôt des Cookies techniques strictement nécessaires est activé par défaut et ne peut être désactivé par l’Utilisateur, ces Cookies étant indispensables au fonctionnement des Sites ;
  • L’Utilisateur peut désactiver ou activer l’implantation des Cookies soumis au recueil de son consentement (Cookies de mesure d’audience, cookies de publicité, etc.) via le bandeau d’information, mais à la possibilité de faire des modifications quand il le souhaite. Toute désactivation entraîne le refus par l’Utilisateur du dépôt des Cookies en question.

Si vous activez l’enregistrement de cookies dans votre terminal, ceux intégrés dans les pages et contenus que vous avez a consultés pourront être stockés temporairement dans un espace dédié de votre terminal. Ils y seront lisibles uniquement par leur émetteur.

Les cookies nécessaires à l’utilisation de notre site web sont valables pour une durée de treize (13) mois maximum à compter du premier dépôt dans l’équipement de votre terminal.

Si vous désactivez l’enregistrement de cookies dans votre terminal ou votre navigateur, ou si vous supprimez ceux qui y sont enregistrés, vous êtes informé que votre navigation et votre expérience sur le Site pourraient être différentes des autres utilisateurs ayant activé les cookies (contenus non personnalisés).

Cela pourrait également être le cas lorsque notre organisme ou l’un de nos prestataires ne pourrait pas reconnaître, à des fins de compatibilité technique, le type de navigateur utilisé par le terminal, les paramètres de langue et d’affichage ou le pays depuis lequel le terminal semble connecté à Internet.

Le cas échéant, notre organisme décline toute responsabilité pour les conséquences liées au fonctionnement dégradé des Sites résultant de votre refus de cookies.

Pour plus d’information à ce sujet, nous vous invitons à vous rendre sur le site internet de la CNIL : https://www.cnil.fr/fr/site-web-cookies-et-autres-traceurs.